Trois comptes sont disponibles :
- Usager : accès en lecture seule pour l’ensemble du personnel ;
- Comité de veille : seul compte autorisé à déposer et mettre à jour les documents de la bibliothèque ;
- Admin : réservé à la configuration et à l’administration technique.
Chaque compte possède ses propres identifiants et son mot de passe. En cas d’oubli, contactez l’Admin.
Le dépôt de documents est réservé au Comité de veille. L’Usager ne peut pas effectuer de dépôt. Pour ajouter un document, cliquez sur « Ajouter un document », puis renseignez le titre, l’activité, la sous-unité et sélectionnez le fichier concerné.
Pour certains documents, notamment les Procédures, Règlements et Manuels, l’édition, la date d’édition et le responsable sont obligatoires afin d’assurer un suivi documentaire fiable.
Deux niveaux de visibilité sont disponibles :
- Normal : document visible par tous après son dépôt ;
- Confidentiel : document protégé par une phrase secrète.
Depuis une activité, « + Nouveau dossier » permet de créer des dossiers et des sous-dossiers sans limitation de niveaux. Cliquez sur un dossier pour consulter son contenu ou sur « Racine » pour revenir au niveau principal.
Un document marqué « Confidentiel » est protégé par une phrase secrète qui doit être conservée précieusement. En cas d’oubli, personne, y compris l’Admin, ne peut récupérer le document.
Ces documents restent invisibles dans la bibliothèque générale et sont accessibles uniquement via « Documents confidentiels », à l’aide de la phrase secrète. Une même phrase secrète peut protéger plusieurs documents.
La rubrique « Tous les documents » permet de consulter l’ensemble des documents de la bibliothèque sous forme de tableau. Des filtres par activité, type et statut facilitent la recherche et le suivi des documents.
Le Comité de veille dispose également de fonctionnalités supplémentaires : suppression, export Excel et filtre « À vérifier », permettant d’identifier les documents dont l’édition ou la date d’édition sont manquantes.
Le Comité de veille dispose du privilège de supprimer directement tout document validé, à tout moment.
Le Comité de veille peut déposer des documents liés aux référentiels RAM, OACI, OMM et WACAF. Lors du dépôt, le référentiel concerné peut être sélectionné directement afin de faciliter le classement et la recherche des documents.
La rubrique « Contacter » permet d’adresser directement une demande au destinataire concerné.
L’Usager peut contacter le Comité de veille pour une question ou une demande concernant un document, ou l’Admin pour signaler un dysfonctionnement ou proposer une amélioration.
Le Comité de veille et l’Admin peuvent également communiquer directement entre eux.
L’Usager doit renseigner son nom, prénom, matricule et fonction, ainsi que le motif de sa demande.
Seul le destinataire sélectionné peut accéder au message.
Pour suivre une demande envoyée en tant qu’Usager, utilisez « Suivre une demande » depuis le menu du compte et renseignez le matricule concerné.
Réservée exclusivement au compte Admin. Depuis le menu du compte (en haut à droite) → « Double authentification », un code supplémentaire peut être activé à la connexion, généré par une application sur téléphone telle que Google Authenticator. Il suffit de scanner le QR code affiché puis de saisir le code à 6 chiffres pour confirmer l'activation. Désactivée par défaut, cette option reste facultative mais recommandée pour la sécurité du compte Admin.
Le Comité de veille, l’Admin et l’Usager peuvent publier des annonces, avec une pièce jointe si nécessaire.
Les annonces sont visibles par l’ensemble des utilisateurs.
Cette fonctionnalité peut servir de moyen de diffusion alternatif lorsque la messagerie habituelle n’est pas disponible et permet de communiquer rapidement une information à l’ensemble du personnel.
Un document supprimé reste disponible pendant 30 jours dans la « Corbeille ». En cas de suppression accidentelle, il peut être restauré pendant cette période.
La rubrique « Liens utiles » permet d’accéder rapidement à différents sites et ressources utiles. La liste n’est pas exhaustive et peut être complétée.